O mundo se encaminha para um cenário cada vez mais digitalizado e tecnológico, e isso permite que empresas e a sociedade como um todo implementem ferramentas para manter a organização de tarefas em ordem, facilitando a rotina de trabalho doméstico e no ambiente de trabalho. A implementação de novas tecnologias, bem como o conhecimento de metodologias de organização, em diferentes aspectos, pode proporcionar maior eficiência nos mais diferentes processos. De fato, a modernização tecnológica, a própria digitalização e a descoberta de novos processos e técnicas a partir dessas inovações possibilitam agilizar muitos processos e até “delegar” atividades repetitivas para softwares. Exemplo disso está na coleta de dados, em que todo processo retorna informações que podem ser lidas por um computador.  Existem várias outras representações disso em um contexto empresarial, desde a gestão da folha de pagamento até o monitoramento do desempenho de vendas e nutrição de clientes, muitas funções passaram por um forte processo de digitalização.  A transformação tecnológica implementada em meios produtivos, do chão de fábrica ao escritório contábil São Paulo, de uma maneira geral, é aplicada de forma intercambiável com a digitalização. O ponto fundamental está em quanto a tecnologia tem a capacidade de provocar mudanças impactantes, e benéficas, tanto às empresas quanto aos usuários individuais.  Sendo assim, a transformação digital e a tecnologia assumem um significado mais amplo, pois é uma dimensão de mudança que impacta todas as funções do negócio, com forte orientação para o cliente. 

Transformação digital e tecnológica nos negócios

Como qualquer grande mudança na dinâmica empresarial, esta requer tempo tanto ao nível da implementação como ao nível dos resultados. Além disso, também é preciso identificar o tempo de maturação em relação ao empenho em termos de recursos a serem investidos no processo, o que leva à organização de tarefas cotidianas. Desse modo, é preciso considerar as frentes em que a atualização é mais importante, e desenvolver um plano de implementação de médio e longo prazo, conforme a extensão do negócio, considerando os custos e retornos. Cabe ressaltar, neste ponto, que os esforços para transformar totalmente os processos em digitais são amplamente pagos no nível de receita e custo de transação, como ocorre em casos de planejamento sucessório familiar de uma empresa. Isso trará excelentes retornos em lucro e produtividade, mas é necessário que as ferramentas sejam devidamente implementadas.  Quando se observa de perto, dos muitos aspectos da transformação digital e implementação da tecnologia nos processos comerciais e empresariais, é possível identificar diversas vantagens. 

Ferramentas ajudam na organização de tarefas

Para a implementação de uma ferramenta que auxilia na organização de tarefas, é possível recorrer a um cronograma de projeto, com recursos e prazos em uma sequência ideal para que o trabalho possa ser concluído em tempo hábil.  Um cronograma de projeto deve ser criado durante a fase de planejamento e inclui informações como:

• Custos e recursos;
• Linha do tempo do projeto;
• Membros da equipe responsáveis ​​por cada tarefa;
• Trabalho necessário para completar as entregas.

Os cronogramas de projetos são criados e rastreados com um software de organização de tarefas que deve ter entre os recursos a visão geral do projeto, prazos e quais atividades estão em desenvolvimento. Com isso, permitem aos gestores o monitoramento e andamento das atividades, recursos e custos em tempo real.  Eles também podem atribuir trabalho dentro de um escritório de contabilidade fiscal e tributária, vincular tarefas dependentes, visualizar painéis, alocar recursos, entre outras possibilidades.

Etapas do cronograma com organização de tarefas

Ao criar um cronograma com organização de tarefas, o gestor pode usar um modelo gratuito ou pago, de acordo com as necessidades, em conjunto com uma planilha que se estende às necessidades de rotina dentro da empresa. Vale ressaltar que, em casos de modelos gratuitos, geralmente as funcionalidades tendem a ser mais restritas e básicas, mas ainda permitindo um bom gerenciamento dos processos.  Já em modelos pagos, opções mais personalizadas à rotina do negócio podem ser desenvolvidas.  Apesar disso, muitos modelos em trial e gratuitos tendem a suprir bem as demandas empresariais e proporcionar uma visão geral dos projetos e tarefas, como é o caso do kanban. Outro ponto de atenção é que um cronograma de projeto não segue um padrão que funciona para todos os projetos: existem diferentes técnicas de agendamento e organização envolvidas em torno de um processo e que devem ser adequadas ao negócio.  Assim, é importante testar para identificar a que melhor atende às necessidades do empreendimento. Além disso, cada projeto tem diferentes recursos, cronogramas, considerações de escopo e outras variáveis ​​únicas que devem ser consideradas no plano de gerenciamento da organização de tarefas, seja em um escritório que presta assessoria trabalhista a clientes necessitados ou um chão de fábrica para itens em metal, considerando os setores a serem otimizados. O uso de um software de organização de tarefas integra o cronograma a outras ferramentas de gerenciamento de projetos como painéis e relatórios para monitorar o progresso, bem como quadros kanban para gerenciar fluxos de trabalho. 

O que são plataformas de organização de tarefas?

Uma plataforma de organização de tarefas é uma solução que ajuda a planejar, organizar e acompanhar pequenas e grandes tarefas e vários projetos. O gestor pode usá-las individualmente ou como um sistema para gerenciar o trabalho da equipe . Existem 6 diferentes tipos principais de plataformas de organização de tarefas, sendo eles:

1. Listas de papel, como “to do list”, com tarefas em forma de calendário ou uma lista de tarefas simples e personalizada com datas de vencimento usadas como organizador de tarefas;

2. Aplicativos para gerenciar tarefas com recursos completos e totalmente personalizáveis de acordo com prazos, prioridades, data de inclusão e progresso;

3. Gerenciador de tarefas online, como aplicativos de planejamento com recursos básicos e listas simples. Calendários e notes são os principais exemplos;

4. Ferramenta de gestão e organização de tarefas com recursos que permitem controlar e monitorar todo o ciclo de um projeto e tarefas únicas;

5. Aplicativos de rastreamento de tempo com recursos como gerenciamento de projetos, gerenciador de tarefas e datas de vencimento;

6. Quadros Kanban, que são soluções populares de organização de tarefas que ajudam a visualizar a estrutura dos projetos e organizar o fluxo de trabalho com eficiência

Inclusive, em relação aos rastreadores de tempo, essa é uma ação muito vantajosa para entender o tempo despendido em cada tarefa, horário de melhor produtividade e atividades que demandam mais atenção, permitindo a organização da rotina e da produtividade. Mais ainda, possibilita rastrear datas e orçamentos, especialmente úteis para grandes organizações e horas faturáveis. Assim, por meio das ferramentas, seja uma delas ou uso de forma integrada, o gestor pode gerenciar tarefas da maneira que quiser, as opções são ilimitadas. Isso porque muitos softwares de organização de tarefas oferecem a flexibilidade para ajustar as funcionalidades. Escolher o aplicativo de organização de tarefas certo ajudará o gestor a gerenciar melhor o tempo de todos os processos, desde a rota e entrega junto ao motoboy SP Zona Sul até as reuniões com os executivos da empresa, e assim organizar o trabalho com eficiência.

A magia por trás da gestão eficaz de equipes

Quem é gestor de projeto ou de equipe, provavelmente sabe que o maior desafio desse trabalho é, exatamente, gerenciar um grupo com diferentes pessoas.  É difícil por causa das diferenças entre os profissionais envolvidos, levando em consideração que são vários hábitos de trabalho ou pontos de vista que precisam de uma liderança adequada. No entanto, também é difícil porque exige um acompanhamento constante da equipe e do andamento do trabalho dentro da empresa de consultoria contábil, por exemplo. Trata-se também de poder colaborar e se comunicar com eles de forma efetiva. É por isso que muitos gestores de projeto decidem usar um software para organizar tarefas e, assim, é possível aproveitar ao máximo o potencial dentro da organização. Para saber como gerenciar a equipe de maneira eficaz, a partir de um software de organização de tarefas, é possível seguir com 5 etapas simples.

1 - Seja transparente

Manter o respeito junto à equipe, e para que todos coloquem as habilidades à prova, eles ficarão felizes em saber que podem usar todo o potencial a partir da transparência. Vale lembrar que um funcionário feliz é um funcionário produtivo. Para alcançar esse patamar, é preciso se comunicar para manter tudo de forma transparente e, assim, todos podem colaborar melhor.

2 - Incentive a colaboração

A colaboração melhora o fluxo de informações e o alinhamento do trabalho. É preciso se certificar de que todos os membros da equipe estejam sempre em uma mesma sintonia.

3 - Forneça feedback honesto

Os funcionários precisam saber como eles se saem. Fornecer avaliação objetiva para que as pessoas possam encontrar áreas de melhoria e trabalhar as habilidades para desempenhar as tarefas com mais qualidade é fundamental, seja em uma empresa de instalação de energia solar ou no salão de um restaurante.

4 - Confie na equipe 

Os funcionários sabem o que fazem e devem cumprir, e farão isso de forma incrível se o gestor permitir, visto que eles se orientarão conforme as prioridades. Com a organização de tarefas indicando o caminho a ser seguido, isso se tornará ainda mais eficaz, tornando a rotina do colaborador melhor e reduzindo a sobrecarga dos gestores.

5 - Evite o esgotamento 

Deixe a equipe fazer pausas, delegar tarefas e tirar um dia de folga. Dessa forma, os funcionários se mostrarão mais eficazes e terão apuro mental e força física necessária para o trabalho. Todo o segredo por trás da gestão eficaz de equipes está escondido no uso das técnicas corretas, juntamente com software de organização de tarefas dedicado.

Por que usar ferramentas de organização de tarefas?

Diferentes pessoas usam software de gerenciamento e organização de tarefas por diferentes razões. Ao escolher um aplicativo para a gestão e organização de tarefas, é preciso levar em consideração aspectos como:

• Modelo de negócios da organização;
• Segmento de negócios em que atua;
• Tamanho da equipe;
• Trabalho freelancer, remoto ou presencial.

Além disso, é preciso verificar quais recursos o gestor precisará para atender a todas as  necessidades de negócios.  Há casos em que é possível direcionar funcionários para treinamento NR 32 e cursos de especialização na área profissional. Usar esses aplicativos de organização de tarefas tem apenas benefícios.  Afinal, uma ferramenta de gerenciamento de tarefas ajuda a organizar e agendar o trabalho, manter todos atualizados sobre o andamento do projeto, otimizar processos e automatizar o trabalho.

Conclusão

A modernidade digital aplicada em diferentes setores de uma empresa, afinal, apresenta uma ampla gama de mudanças tecnológicas, culturais e organizacionais, levando a melhoria na eficiência interna e maior capacidade de resposta aos estímulos externos.  Portanto, não se trata apenas de uma mera disponibilização de ferramentas e tecnologias, mas se traduz em uma profunda mudança na forma de fazer, ver e pensar das empresas. A própria organização de tarefas permite novas formas de abordagem do mercado e do cliente, novas estruturas organizacionais e gerenciais na cadeia produtiva ou na oferta de um serviço, e novas formas de gestão de funcionários. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.