Para que nos tornemos pessoas produtivas, o poder do hábito é muito importante para sempre manter as prioridades em dia.

É comum conhecermos alguém que sempre faz tudo com alta produtividade, como aquele colega que sempre termina o trabalho mais cedo ou aquele amigo que completa tarefas de uma hora em apenas 20 minutos.

Pode ser até descrito como uma máquina ou um robô, pois muitos não sabem como podem trabalhar tão rápido. O fato é que essas pessoas existem, mas você que elas têm em comum?

Neste artigo vamos falar dos hábitos de pessoas que são altamente produtivas, com muitas dicas para você acompanhar e poder se desenvolver.

Os hábitos das pessoas muito produtivas

Ao estudar os hábitos de pessoas altamente produtivas e entender como elas trabalham de forma eficiente e superam desafios, é possível aplicar esses conhecimentos na sua empresa de assistência técnica Chiller Hitachi e assim aumentar a produtividade da mesma.

Após entender como se tornar uma pessoa mais produtiva é possível superar desafios como:

• Procrastinar tarefas, desde as pequenas até as grandes; 
• Trabalhos entediantes que simplesmente precisam ser feitos;
• Responder e-mails e mensagens enquanto trabalha;j
• Se manter motivado e energizado durante o dia todo;
• Focar e concluir os projetos mais importantes em sua lista.

Entendendo os desafios a serem superados,  iremos abordar 7 hábitos de pessoas altamente produtivas. Confira a seguir.

1. Foque nas Tarefas Mais Importantes primeiro (MITs)

A metodologia do MIT (most important tasks) se baseia que em qualquer lista de tarefas existem aquelas que são mais importantes que as outras.

Focando em eliminar itens prioritários de sua lista de afazeres, assim você consegue evitar que fique com uma lista de coisas importantes e desimportantes misturadas.

Ao não fazer isso é fácil se expor à procrastinação, pois é fácil eliminar tarefas fáceis e menos importantes ao invés de enfrentar as grandes tarefas, mais difíceis.

Ao invés de fazer tarefas aleatoriamente, gaste alguns minutos do seu dia se programando para escolher de 1 a 3 MITs, que serão tarefas que você precisa terminar até o fim do dia sem falta.

Tendo foco no que realmente é importante, fica fácil garantir que essas tarefas serão cumpridas. Essa é uma dica para ser aplicada até mesmo na sua empresa de fornecedor de gradil, pois é o que destaca Laura Earnest da Whole Life Productivity.

Em seu texto ela diferencia pessoas eficientes de eficazes, lembrando que ambas as características são importantes para a alta produtividade.

Ser eficiente está ligado a fazer as coisas corretamente, enquanto ser eficaz se trata de fazer as coisas certas. Dessa forma, pessoas produtivas focam em trabalhos de alto valor, de forma a garantir que elas sejam feitas da melhor forma possível.

Ao focar em tarefas de alto valor, você pode delegar tarefas menos importantes ou deixá-las para um momento mais apropriado, reconhecendo que às vezes é impossível fazer tudo sozinho.

1. Cultive o deep work

Como em uma empresa de usinagem de peças, algumas tarefas são realmente difíceis, não havendo substituição para o deep work, ou seja, o trabalho profundo.

Existem tarefas diárias que não exigem muito esforço e que você facilmente executa ouvindo um podcast, por exemplo, porque não são particularmente interessantes.

Ao mesmo tempo nós temos tarefas complexas, que são simplesmente difíceis e que não é possível se desconcentrar delas. Essas tarefas demandam de bastante tempo e esforço mental para que sejam bem realizadas pois é preciso de muita concentração.

No best seller de Cal Newport “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”, o autor argumenta que as habilidades de concentração intensa são cada vez mais raras.

Dessa forma, quem consegue desenvolver essa habilidade acaba tendo uma enorme vantagem ao realizar suas tarefas. Você deve se programar para o deep work, selecionando o melhor horário do dia em que realiza as tarefas mais importantes e tornando isso uma rotina.

É preciso também saber lidar com o tédio ao realizar tarefas muito complexas, se sentindo confortável com essa sensação, a fim de produzir mais. Você também deve evitar distrações como trocas de e-mails e mensagens durante o processo produtivo.

Ao se comunicar se dedique a deixar todas as informações claras, para que não haja uma sobrecarga de pequenas mensagens e e-mails para esclarecer os assuntos.

E também é fundamental que você se conheça bem, bem como seus hábitos de trabalho e as horas do dia em que você é mais produtivo. Certamente um fabricante de manômetro tem a percepção que pessoas altamente produtivas de sua equipe dominam a habilidade do deep work.

1. Faça uma Lista de Distrações para se manter focado

É muito fácil se distrair com mídias sociais, e-mails, pequenas tarefas e mensagens, quando você está tentando ser produtivo.

Não importa se são grandes tarefas, como se concentrar no deep work, ou tarefas menores, as distrações certamente são grandes inimigas da produtividade. É particularmente muito difícil ter hábitos de trabalho eficientes com muitas distrações por perto.

Uma solução é criar uma Lista de Distrações, onde você vai anotar o que te distrai naquele momento e voltar ao trabalho logo em seguida.

Essa metodologia está ligada a Técnica Pomodoro, sendo uma forma poderosa de se concentrar em cada coisa de uma vez, pois as distrações também requerem sua atenção.

Suponhamos que você está em seu trabalho em uma assistência técnica chiller e se lembra de uma conta para pagar. 

Para gerir esse problema de maneira mais assertiva, basta anotar e se preocupar com isso depois, pois esse não é o momento certo para se pensar nisso, apesar de ser importante. Assim, quando tiver um intervalo ou tempo livre pode consultar sua listagem e resolver suas questões.

1. Use a Matriz de Eisenhower para prioridades 

A Matriz de Eisenhower é utilizada para identificar prioridades a longo prazo, pois uma das maiores questões da produtividade é o foco no curto prazo. Não adianta fazer suas tarefas de forma eficiente se elas não são sua prioridade, é algo inútil.

A Matriz de Eisenhower é uma metodologia usada pelo ex-presidente americano Dwight Eisenhower para a tomada de decisões. Se tornou muito popular após a publicação do livro de Stephen Covey “The 7 Habits of Highly Effective People”.

Essa metodologia ajuda você a determinar com mais rapidez o que deve ser trabalhado e o que deve ser ignorado.

Para a criação de uma Matriz de Eisenhower, divida um quadrado em quatro partes, com cada eixo sendo denominado como “Importante”, “Não importante”, “Urgente” e `'Não urgente”.

Assim você organiza suas tarefas com base nesses parâmetros, ajudando a identificar aquilo que suga seu tempo e não vale a pena.

Por exemplo, no seu trabalho de distribuidores de correias transportadoras é possível identificar se você passa seu dia fazendo coisas urgentes mas que não são importantes, ou vice-versa.

Tendo uma visualização clara de cada quadrante da Matriz poderá se organizar melhor e entender quais são as prioridades do dia.

1. Use a Regra 80/20

A regra 80/20 foi descoberta pelo economista italiano Vilfredo Pareto, por isso também é conhecida como Princípio de Pareto.

Ela determina que, em qualquer atividade, 80% dos resultados virão de 20% dos esforços, e pessoas altamente produtivas identificam esses 20% mais importantes de seu trabalho.

Assim, você pode minimizar os outros 80% de trabalho que não são produtivos, para dar lugar a outras tarefas.

1. Divida tarefas em partes menores

Uma fábrica de ventiladores industriais, por exemplo, para garantir maior eficiência de seus trabalhadores, deve-se saber dividir e pontuar tarefas objetivas e claras.

Isso ajuda a evitar a procrastinação, quando se tem uma meta muito ampla para ser cumprida, que você nem sabe por onde começar. Com tarefas de âmbito muito amplo e com pouca especificidade, cumprir as tarefas se torna mais desafiador.

Divida suas tarefas em partes menores e mais claras, em itens mais atingíveis e específicos, que tornem a tarefa objetiva.

1. Faça intervalos

A realidade é que nem as pessoas mais altamente produtivas conseguem se concentrar de forma direta por oito horas ou mais. Isso é algo impossível. 

Mesmo adquirindo muitos hábitos eficientes, as distrações existem, e não é possível manter o foco em apenas uma coisa por tanto tempo. Justamente por isso, fazer pequenos intervalos é algo tão importante, ajudando a recarregar as energias e ter novas ideias.

É importante que os intervalos em uma fábrica de lavador de gases, por exemplo, sejam pré-programados, para não confundí-los com distrações.

Em técnicas como o Método Pomodoro ou similares, é feito o trabalho rigidamente por um período seguido de um intervalo em que você não trabalha. Com esses intervalos de descanso certamente você vai ficar mais relaxado e mais produtivo durante o dia.

Considerações Finais

Neste artigo você conferiu 7 dicas para aumentar sua produtividade, baseadas em metodologias que funcionam para muitas pessoas em todo o mundo.