Você já conheceu pessoas altamente produtivas, que fazem tudo muito rápido e com minuciosidade? Já se perguntou também por que você não consegue ser igual a elas?

Pode ser um amigo ou colega que sempre termina o trabalho mais cedo, ou alguém que de alguma forma completa uma mesma tarefa que a sua, porém com uma hora a menos que você! 

Calma que elas não são robôs ou máquinas! Elas são pessoas comuns que podem trabalhar em comércio de luminárias, em escritórios administrativos ou em restaurantes.

Elas simplesmente são produtivas, e nós vamos revelar alguns hábitos principais dessas pessoas que conseguem fazer tudo com a mais alta performance em qualquer tarefa ou área de atuação.

1. Elas têm foco

Não importa se trabalham em uma empresa terceirizada de limpeza de escritório, ou em uma agência de marketing, uma das primeiras características das pessoas altamente produtivas é que elas têm foco independentemente do que fazem. 

Ou seja, elas entendem bem a teoria por trás das tarefas mais importantes, que consiste em entender que em qualquer lista de tarefas, existem algumas mais importantes que outras.

E para cumprir bem todas as tarefas, é preciso ter foco para realizar sempre as mais importantes primeiro. E no caso de uma pessoa não produtiva, ela faz exatamente o contrário, elas deixam sempre as tarefas mais importantes para depois. 

Por exemplo, em um escritório de assessoria contábil, uma pessoa super produtiva chega no escritório e no primeiro turno do dia já completa 70% das tarefas. Enquanto que uma pessoa não produtiva sempre vai deixar as tarefas para depois. Ou seja, a tal da procrastinação. 

Mas, de fato, se você se concentrar simplesmente em começar a fazer o que realmente importa, você evita a procrastinação e começa a ser mais produtivo.

Isso porque, quanto mais tarefas complexas completamos, mais empolgados e satisfeitos ficamos para continuar realizando as outras tarefas menos importantes. E assim, o dia flui melhor. 

1. Elas fazem listas de tarefas no dia anterior

Pessoas altamente produtivas têm uma coisa em comum: elas se concentram conscientemente em realizar e cumprir suas listas de tarefas. Elas realmente anotam e visualizam tudo que precisam realizar no dia, com horários e tempos pré-determinados para cada tarefa. 

Aqui vão algumas dicas para você realizar sua lista de tarefas como as pessoas altamente produtivas fazem:

• Crie uma lista de tarefas para o dia seguinte;
• Defina prazos para suas tarefas mais importantes;
• Cumpra as tarefas uma de cada vez;
• Liste suas tarefas mais importantes;
• Divida-os em subtarefas menores;
• Defina datas de vencimento para cada subtarefa;
• Marque as tarefas realizadas para motivar mais.

Por exemplo, digamos que sua tarefa mais importante seja criar e apresentar uma apresentação do relatório de uma empresa de levantamento topográfico.

Uma pessoa produtiva norteia todos os pontos para o dia seguinte já na noite anterior, e definiria os prazos de acordo com a necessidade. Isso força você a cumprir os prazos mais apertados e ser realista sobre o que pode realizar.

1. Elas dividem as tarefas em subtarefas

As pessoas procrastinam por vários motivos, mas um dos mais importantes é que as tarefas da lista parecem muito difíceis.

Concluir essas tarefas pode ser desafiador em caso de tarefas grandes demais, difíceis e não específicas. Você olha para o projeto e pensa “nem sei por onde começar”.

Você pode começar dividindo as tarefas em partes menores. Esse é um dos segredos principais dos que desempenham tarefas em alta performance. Portanto, sempre quebre as grandes e complicadas tarefas em subtarefas, ou seja, em pedaços menores. 

Certamente, você perceberá claramente a diferença na sua produtividade ao utilizar essa estratégia.

1. Elas estão à frente do seu tempo

Pessoas altamente produtivas começam definindo seu propósito como uma "missão pessoal". Ou seja, elas têm pensamento de legado e estão à frente do seu tempo.

Se você quer começar a ter essa mentalidade, você pode tentar perguntar a si mesmo: "Onde minha empresa de construção reforma engenharia civil quer estar daqui a 5 anos?"

Ao definir sua missão, você cria metas de longo prazo; e por meio dessas metas de longo prazo, você cria metas de curto prazo; que por sua vez, metas de curto prazo ajudam a definir sua lista de tarefas. 

Então, podemos pensar que toda alta produtividade começa com a definição do propósito real que cada pessoa tem. E afinal, qual é o seu?

Steve Jobs chegou a dizer: “Se hoje fosse o último dia da minha vida, eu estaria disposto a fazer o que planejei hoje? Se a resposta for "não", sei que preciso mudar alguma coisa”.

1. Elas lidam bem com distrações

Pessoas altamente produtivas sabem lidar bem com os próprios anseios e com distrações. 

Ou seja, a parte mais fácil de todo processo da produtividade é anotar e planejar o dia, e a parte mais difícil é de fato aprender a lidar com as distrações, principalmente hoje em dia com as redes sociais. 

Portanto, para despertar as maiores distrações, basta uma pontinha de pensamento, que já instiga a pesquisar algo no Google, depois verificar Facebook, WhatsApp, Linkedin e outros sites e aplicativos. 

Mas, de fato, pessoas altamente produtivas eliminam essas distrações internas e que não agregam valor. 

Uma dica para você que quer começar a evitar direções é Instalar aplicativos de bloqueio de sites para limitar o tempo gasto em determinados sites.

Ou então, desligue o wifi do seu telefone enquanto trabalha em suas tarefas mais importantes, e isole-se com um laptop totalmente carregado sem carregador e corra contra o relógio para concluir as tarefas antes que a bateria acabe.

São dicas importantes para quem ainda não está no nível de lidar com as distrações com maestria. 

1. Fazem pequenas pausas durante o dia

Uma pequena pausa entre uma tarefa e outra, ou mesmo durante uma tarefa grande, pode melhorar muito seu foco e produtividade.

Isso já é comprovado cientificamente, tanto que foi criado uma técnica para isso. A técnica pomodoro, ou técnica do tomate, como é conhecida, é uma forma bastante eficaz de começar a colocá-la em prática. 

A técnica consiste em trabalhar em ciclos de 25 minutos com intervalos de 5 minutos.

Mas, se você preferir, pode criar seus próprios intervalos a seu próprio tempo, o que seria o mais indico. 

Isso porque, todo mundo tem um período de tempo em que pode se concentrar em uma atividade, que pode ser de 30 a 60 minutos. De fato, após esse período, é preciso parar e recomeçar para manter a mesma qualidade. 

Para entender melhor de forma científica, os nossos relógios biológicos funcionam de duas maneiras: circadiana e hiper rítmica.

Nosso ritmo circadiano - que funciona por um período de 24 horas - é a liberação natural de melatonina do nosso corpo, que determina quando estamos energizados ou exaustos. Curtiu isso:

Nossos ritmos hidroelétricos - em ciclos de 90 minutos - são os altos e baixos de energia ao longo do dia. Por exemplo, podemos ficar energizados por 90 minutos, mas depois disso nos sentimos um pouco cansados ​​e precisamos reabastecer. 

Pessoas produtivas entendem que gerenciar sua energia é tão importante quanto gerenciar seu tempo. 

Nesse sentido, se você trabalha em uma central de interfonia condominial, por exemplo, fica mais difícil estabelecer esses intervalos, afinal, ninguém consegue adivinhar para saber o momento que as pessoas solicitam atendimento. 

Mas, mesmo nesses casos, um intervalo é indicado. É só verificar o período de menos fluxo, e parar um pouco, beber uma água, relaxar ou comer algum lanche leve. 

1. Aprendem com os erros e acertos

Um dos desafios para as pessoas altamente produtivas é garantir que o trabalho rápido também seja um bom trabalho. Quando você trabalha rápido, você abre a porta para a possibilidade de cometer erros ou realizar tarefas sem qualidade.

No entanto, é esse o diferencial de pessoas produtivas, elas enfrentam esse risco aprendendo e melhorando constantemente, por isso torna-se intuitivo produzir um bom trabalho.

E isso independentemente do trabalho em que realizam, sejam empresários, funcionários, assistentes de escritórios de advocacia, ou até mesmo fabricantes de elevadores monta carga, aprender com os erros é óbvio (e certamente valioso) para todas as pessoas e profissionais. 

Quando as coisas dão errado, analisar erros e encontrar maneiras de evitá-los é uma experiência de aprendizado inestimável.

Portanto, tente reproduzir também isso: repita o que você faz com sucesso e melhore cada vez mais, e tente eliminar os erros e ações que não trazem resultados. 

Em suma, independentemente de qual seja sua tarefa ou serviço, tenha em mente que é sua missão e você deve executar as tarefas com maestria.

Portanto, se você for um profissional de serviço de alongamento de chassi, ou um padeiro, ou um pequeno empreendedor de vendas, sempre executa tudo com muita performance. Os frutos virão e o crescimento será visível.