Por vezes, pode parecer que o tempo disponível simplesmente não é suficiente para dar conta de todas as tarefas. É nesse momento que a gestão do tempo e da produtividade se tornam fundamentais.

O tempo é extremamente valioso para todos e, no mundo dos negócios, está diretamente ligado ao dinheiro. Quanto mais eficiente for a gestão do tempo pela equipe, maior será a produtividade da empresa.

Para manter o equilíbrio, é importante aprimorar continuamente as habilidades de gestão do tempo e produtividade. 

Isso é especialmente relevante porque, na prática, algumas pessoas conseguem lidar bem com a falta de tempo, mantendo o foco e o propósito, enquanto outras se sentem estressadas.

Quer entender por que uma gestão do tempo eficiente é importante? Confira nosso artigo completo sobre gestão de tempo.

O que é gestão de tempo?

A gestão do tempo consiste em planejar e organizar o trabalho, visando a controlar o tempo dedicado a cada atividade e, assim, aumentar a produtividade, eficiência e eficácia.

Pense por exemplo em um sistemas WMS, que deve ser muito bem organizado para ter sucesso.

Peter Drucker, renomado consultor de gestão, educador e autor, afirmou que "o tempo é o recurso mais escasso e totalmente irrecuperável". Essa afirmação é extremamente verdadeira.

Algumas pessoas têm mais facilidade em gerenciar o tempo do que outras, mas todos podem desenvolver hábitos para melhorar suas habilidades nessa área.

Vantagens da gestão de tempo

Com certeza você já percebeu os benefícios de gerenciar seu tempo de forma eficiente, mas é importante destacar o que você pode ganhar ao trazer a gestão do tempo para o seu dia a dia corporativo. Confira!

Valorização profissional

Saber gerenciar o tempo com eficiência, priorizando as tarefas mais relevantes, é uma habilidade valorizada no ambiente empresarial e um caminho seguro para o sucesso profissional. 

Aumento da produtividade e eficiência

Quando seu tempo é bem administrado, você produz mais com tranquilidade e ainda tem tempo para aproveitar boas oportunidades.

Redução do estresse

Um cronograma para definir quanto tempo deve ser dedicado a cada tarefa é sinônimo de redução da ansiedade e, portanto, do estresse.

Aumento do tempo livre

Quem sabe estabelecer as prioridades e concluir as tarefas antes, tem mais tempo para usar como quiser, seja para um hobby ou para investir em mais sucesso profissional.

Importância da gestão de tempo

A gestão de benefícios é uma prática essencial para oferecer recompensas além do salário aos colaboradores. Isso resulta em uma equipe mais motivada, produtiva e engajada, o que aumenta a retenção de talentos.

Pense como se você fosse prestar uma consultoria de segurança e precisasse organizar todas as suas aulas. É preciso gestão de tempo para conseguir.

Oferecer um pacote de benefícios atraente mostra que a empresa valoriza as necessidades dos seus funcionários e reconhece a importância deles para o sucesso da organização. 

Além disso, a gestão de benefícios destaca a preocupação da empresa com o bem-estar dos colaboradores, o que é crucial para aumentar sua satisfação, lealdade e produtividade.

Aumento da produtividade

Melhorar a produtividade da organização é um dos principais motivos para investir na capacitação da sua equipe. Com o treinamento adequado, os profissionais podem adquirir ou aprimorar habilidades que são essenciais para o seu trabalho na empresa. 

Os trabalhadores que têm habilidades teóricas e técnicas para desempenhar suas funções tendem a se sentir mais satisfeitos profissionalmente. Além disso, investir em aprendizagem contínua é uma forma de reter talentos e valorizar os profissionais.

Esses fatores contribuem para a melhoria do ambiente de trabalho, além de aumentar a motivação e produtividade dos trabalhadores.

Qualidade de vida

A qualidade dos funcionários de uma organização é um fator determinante para o sucesso da empresa. Consultorias empresariais podem ajudar muito nisso.

Um time profissional e bem treinado é capaz de elevar a qualidade dos serviços e produtos oferecidos, além de melhorar o relacionamento entre os colaboradores e o atendimento aos clientes. 

Como resultado, a empresa pode se destacar no mercado e obter uma vantagem competitiva.

Vantagem competitiva

Quando uma empresa possui funcionários bem treinados que oferecem produtos e serviços de qualidade, ela ganha vantagem em relação aos seus concorrentes. 

O treinamento e desenvolvimento da equipe podem criar um diferencial competitivo para a empresa, permitindo obter posições mais favoráveis no mercado, preços mais atraentes e atendimento diferenciado. 

Imagine que uma empresa de máquina de fusão quer aumentar a sua proatividade e realizar tarefas no menor tempo. Isso é possível com gestão.

Investir em treinamento é uma estratégia que pode gerar excelentes resultados e colocar a empresa à frente da concorrência.

Melhorando a sua gestão de tempo na prática

Para uma boa gestão de tempo e produtividade, o primeiro passo é dedicar um momento para planejar sua rotina. 

É recomendável que o planejamento seja feito no dia anterior à execução das tarefas, para que seja mais fácil de lembrar e haja tempo para corrigir eventuais falhas.

Após identificar todas as atividades, é importante definir quais são as mais importantes e devem ser executadas prioritariamente, levando em consideração prazos e a necessidade de repassar tarefas para outras pessoas.

É crucial que esse momento de organização e planejamento seja regular, de acordo com sua necessidade e rotina, podendo ser diariamente, semanalmente, a cada quinze dias ou mensalmente.

Antes de iniciar a execução das tarefas, é recomendável determinar o tempo que será dedicado para cada uma delas, incluindo períodos de descanso para evitar atrasos em caso de imprevistos.

Para auxiliar nesse planejamento, é possível utilizar diversas ferramentas, como:

• Agendas;
• Planilhas;
• Cadernos;
• Notas digitais. 

Não há uma ferramenta correta ou melhor, a escolha depende do que funciona melhor para cada pessoa. Há também plataformas específicas para gestão de tempo disponíveis para uso.

Planejamento e organização

Todos precisam de organização, não interessa se você é um grande CEO ou um vendedor de espremedor de laranja industrial.

Muitas pessoas conseguem planejar e organizar suas tarefas, mas enfrentam dificuldades na hora de executá-las. Isso ocorre porque colegas de trabalho e clientes frequentemente solicitam demandas urgentes que desviam o foco do planejamento inicial.

Por essa razão, outro aspecto fundamental da boa gestão do tempo e produtividade é saber dizer não. 

É importante auxiliar os outros, mas é preciso considerar como isso pode interferir nas tarefas já planejadas e avaliar se as demandas podem ser adiadas por um curto período de tempo.

Dizer simplesmente "tudo bem, eu faço" sem considerar as consequências pode prejudicar a realização das tarefas planejadas e comprometer a produtividade. Por isso, é necessário avaliar com cuidado antes de assumir novas responsabilidades.

Delegue para ter mais tempo

É muito importante saber delegar tarefas.Para conseguir dizer não ou delegar tarefas, é crucial conhecer as responsabilidades de cada membro da equipe ou da empresa em que se trabalha. 

Isso facilitará a identificação de quem poderá ajudar com uma demanda urgente de maneira mais eficiente.

É comum que gestores de empresas enfrentem dificuldades em delegar funções, principalmente porque muitos deles começaram a empresa do zero e estão habituados a executar todas as tarefas, desde o atendimento ao cliente até a contabilidade e o controle de estoque.

Se você estiver com a mente cansada, e trabalhar no setor de compras de uma empresa, como vai se lembrar de entrar em contato com o seu fornecedor de EPIs?

Tenha foco no que é importante

Oportunidades podem surgir ao estar à frente do seu tempo. É importante avaliar se determinada atividade pode ser automatizada ou terceirizada para evitar desperdício de tempo. 

Além disso, é necessário identificar se está direcionando muito esforço para algo de pouca importância como uma forma de procrastinação.

A priorização é fundamental para uma boa gestão do tempo. Ao ter muitas tarefas para executar, estabeleça uma ordem de prioridade. Comece pelas urgentes, que possuem prazo para entrega no mesmo dia. 

Dê atenção às coisas menos importantes também, como o seu controle de ponto eletrônico biométrico.

Em seguida, concentre-se nas importantes, que possuem prazo, mas não tão apertado. Por fim, dedique-se às tarefas cotidianas, como conferir o caixa da loja ou verificar o ponto de vendas.

Dessa forma, você terá uma visão clara do que precisa ser feito. Para tornar o processo mais fácil, anote todas as tarefas que precisa realizar no dia anterior, em um papel ou tablet, por exemplo. Isso facilita a eliminação das tarefas à medida que são executadas, além de possibilitar intercalar com momentos de lazer e estudo.

A gestão de tempo é algo cada vez mais difundido pelos profissionais e pelas empresas. Ter total controle sobre o seu dia, suas tarefas e seus horários é fundamental para ter uma rotina mais tranquila e maior qualidade de vida.

Se atualmente você sofre com uma má gestão de tempo, considere buscar uma ajuda profissional, seja de um psicólogo ou até mesmo uma mentoria na sua área de atuação. Algumas delas oferecem até certificado, com validade digital, como certificado digital a3.

Você vai se surpreender com os resultados positivos da gestão de tempo.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.