A produtividade é um aspecto que sempre pode ser melhorado, afinal, ela é essencial para garantir o sucesso da sua empresa, pense que quanto mais produtiva for a sua equipe, melhores serão os resultados.

Afinal, existe uma grande diferença entre trabalhar muito e trabalhar com qualidade, acredite essas duas coisas são opostas uma da outra, muitas vezes os seus funcionários podem trabalhar durante horas e não conseguirem ser efetivos.

A falta de produtividade faz com que:

• Os projetos levam mais tempo para serem terminados;
• As reuniões se estendem por horas;
• Os resultados esperados não são alcançados;
• A equipe fica desmotivada.

Se você não sabe quais são as melhores práticas para aumentar a produtividade da sua equipe, a seguir vamos te mostrar algumas dicas de como os gestores e o setor de RH podem melhorar de forma considerável a gestão dos times. Boa leitura!

Como anda a produtividade da sua empresa

Tenha você uma loja de peças para empilhadeira toyota ou uma fábrica de cadeiras, é importante que as decisões tomadas em relação a sua equipe sejam baseadas em dados, para isso é importante que você meça a quantidade de horas de uma tarefa.

Isso irá ajudar você a identificar possíveis erros, por exemplo, uma determinada atividade pode estar mais lenta devido a etapas desnecessárias, que fazem com que todo o processo demore mais.

Ao identificar essas falhas você consegue conversar com os seus colaboradores e entender o que pode ser feito para melhorar essas ações, afinal, basear a produtividade dos seus funcionários em achismo, não te levará a lugar algum.

Outro aspecto muito importante que precisa ser observado é o retrabalho, por exemplo, quantas vezes é preciso refazer o teste de estanqueidade na cozinha do seu restaurante, ou quantas peças estão saindo erradas e suas costureiras precisar refazê-las.

Entenda que se a sua equipe precisa refazer a mesma tarefa repetidas vezes, significa que algo não está certo, isso pode ocorrer por vários motivos, como falha na comunicação ou até mesmo o uso de ferramentas adequadas. 

Todos esses aspectos precisam ser analisados, para que você tenha um panorama da sua equipe e saiba o que de fato precisa ser melhorado, podemos dizer que essa é a fase inicial de qualquer planejamento de produtividade.

Dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Bom, agora que você já tem uma base concreta da situação da sua empresa e sabe porque os funcionários demoram tanto para usar a máquina de salgados ou porque as planilhas do setor financeiro sempre chegam com erro, chegou a hora de colocar a mão na massa.

Vamos te apresentar algumas dicas para ajudar você a aumentar a produtividade dos seus funcionários, essas práticas podem e devem ser feitas por negócios de vários setores, basta adaptar a sua realidade e necessidades.

Treine a sua equipe

Para que os funcionários de uma empresa de reboque tanque sejam mais produtivos, é crucial que eles tenham todas as competências necessárias para que todo o trabalho seja executado da melhor forma.

Por isso que você precisa capacitar a sua equipe, é fundamental que essa capacitação seja focada em objetivos pré-estabelecidos, que serão baseados na análise feita anteriormente, juntando esses dados com as competências para cada cargo.

A partir desse processo, todas as lacunas serão identificadas e você saberá em quais conhecimentos deve investir sua energia e os recursos da empresa.

Para que isso seja feito com efetividade é importante que a sua empresa considere as competências técnicas e comportamentais de cada pessoa, afinal o treinamento precisa potencializar o desenvolvimento de todos os indivíduos.

Se for preciso, você pode desenvolver treinamentos específicos para a produtividade e gestão de tempo, dessa forma você segmenta essa prática e consegue atingir as equipes de maneira efetiva.

Por exemplo, uma empresa de joias, pode fazer uma reciclagem com os seus colaboradores sobre galvanoplastia banho de ouro, afinal diversas técnicas surgem com o passar do tempo, se manter atualizado é muito importante.

Automatize os processos

A sua empresa só terá uma boa produtividade, se você automatizar os processos, afinal existem várias tarefas manuais que levam tempo e muitas vezes precisam ser refeitas devido aos erros.

Por isso, seja para questões operacionais ou estratégicas, é crucial que você faça uma análise minuciosa de todas as tarefas desempenhadas pela sua empresa, dessa forma você irá identificar as melhores soluções.

Por exemplo, se você tem uma loja de carne e os seus funcionários perdem um certo tempo para catalogar todas as peças, uma opção pode ser um sistema para açougues, com isso todas as informações irão ficar em único lugar, facilitando a rotina de todos.

O principal objetivo da automatização dos processos é trazer mais agilidade e precisão para todos os processos, além disso, ao eliminar o fator humano você garante que os erros sejam diminuídos.

Com isso você ganha tempo, aumenta o foco e a produtividade da sua equipe, alcançando os melhores resultados em um curto período.

Documente o aprendizado de cada processo

Imagine que uma indústria de roda motriz conta com um alto volume de atividades, é muito importante que os gestores tenham controle de todas essas ações, além de claro todo o processo de aprendizado e treinamentos.

Por isso que a criação de relatórios periódicos é essencial nessas situações, dessa forma todos os gestores terão acesso a informações importantes sobre a equipe e a função de cada colaborador.

Para que tudo fique organizado é muito importante que você registre todos os relatórios com data e sobre qual processo foi realizado, guarde essas informações em arquivos digitais, isso ajuda na organização e controle.

Defina fluxos de trabalho e um planos de ação

Para que você aumente a produtividade da sua equipe é muito importante que você crie um plano de ação, mas o que é isso? Bom, ele irá te ajudar a montar um cronograma de ações, para que a sua equipe siga um padrão e consiga executar todas as tarefas.

Se você tem uma fábrica de motor de partida, por exemplo, pode criar uma planilha ou um quadro nos setores correspondentes de cada equipe, o importante é que no plano de ação contenham as respostas dos 5W2H.

Os 5W são:

• O que será feito? (What);
• Por que será feito? (Why);
• Onde será feito? (Where);
• Quando será feito? (When);
• Por quem será feito? (Who);

Além dessas questões, também existem os 2 H, que são:

• Como será feito? (How);
• Quanto vai custar? (How much).

Ao responder essas perguntas, você conseguirá ter mais controle sobre as funções que cada equipe desenvolve, além de, claro, padronizar essas tarefas, isso permite que as falhas sejam encontradas de maneira mais rápida e as soluções sejam aplicadas.

Reconheça os colaboradores

Se você realmente deseja aumentar a produtividade das suas equipes é preciso trabalhar a motivação, pense que todos os seus funcionários desejam e merecem ser recompensados e valorizados pelos seus esforços.

Afinal, são os seus colaboradores que dão duro o dia inteiro para que a sua empresa continue funcionando, se essas pessoas não se sentem motivadas elas acabam trabalhando de qualquer jeito, impactando diretamente na produtividade do seu negócio.

É importante entender que feedbacks positivos são muito bem vindos, mas, além disso é importante que essas recompensas tenham algum valor financeiro relacionado, isso irá aumentar a satisfação das equipes.

Essas recompensas podem vir como bônus, folgas ou até mesmo um curso de formação e especialização, nesse último exemplo, o funcionário e a empresa saem ganhando.

Para que isso aconteça de forma efetiva, você precisa esclarecer todo o regulamento para a sua equipe, criar um plano de ação e mostrar que os funcionários serão beneficiados se as metas objetivos forem alcançadas.

Isso fará com que todos os funcionários se tornem mais comprometidos e como consequência a produtividade do seu negócio irá aumentar. 

Seja qual for a forma de recompensa, é importante que você entenda que a produtividade no trabalho está diretamente relacionada ao reconhecimento dos seus funcionários, por isso mostre como eles são importantes para o crescimento da empresa.

Dica extra

Invista na formação dos seus colaboradores e em um plano de carreira, além de mantê-los motivados, é importante mostrar para os funcionários que eles possuem oportunidades de crescer na sua empresa.

Incentive os seus colaboradores por meio de cursos, ou de programas de capacitações como desconto na mensalidade de faculdades ou outros projetos, isso fará com que ele busque cada vez mais conhecimento.

Afinal ele sabe que a sua empresa oferece oportunidades, por isso irá se esforçar ao máximo para conquistá-las.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.